マイナンバーの収集実務の現状

 制度の運用開始から丸2年が経過し、各事業所でも対応が進んできたように見受けられます。

 今回の雇用保険における取扱の変更を受け、マイナンバーの収集について、「一社労士としての個人的な印象・見分」を含め、改めてとりまとめました。

(安全管理措置の詳細については、過去にご紹介済みのため、省略しています。)

 

(1)収集と管理方法に関する規制

 マイナンバーの収集にあたっては、下記の所定の手順を遵守する必要があります。また安全管理措置(提供、保管、廃棄など)についても厳格な運用が求められます。

(ア)マイナンバー収集事の利用目的の明示

個人情報保護法に基づき、従業員のマイナンバー収集時には、利用目的(年金関係事務での利用)を
本人に通知または公表しなければなりません。

(イ)マイナンバー収集時の本人確認措置

本人確認にあたっては、正しいマイナンバーであることの確認(番号確認)と、提出する者が正しい
持ち主であることの確認(身元(実存)確認)が必要です。

※ 上記(イ)の本人確認措置の主な方法は下記の2通りです。ただし従業員で本人確認済みの方の場合、②の身元確認の書類は省略できます。

①「個人番号カード」の提示による確認

②「運転免許証」または「パスポート」等の提示(身元確認)と、「個人番号通知カード」または
「個人番号記載の住民票」の提示(番号確認)による確認

(2)被保険者等からの収集方法の例

 制度の運用開始から丸2年が経過し、各事業所でも、上記(1)の収集・管理ルールを踏まえた方法でマイナンバーを収集されているようです。

 以下、簡単にご紹介いたします。

(ア)紙ベースで収集する例

 ①収集目的、②ご本人や対象となる扶養家族のご氏名などの個人識別情報を印字し、③マイナンバー記入欄と④身元確認(本人確認済みのときは省略可)・番号確認書類のコピー貼付欄を設けた様式を従業員に配布し、提出を求める方法です。通常、専用封筒を提供し、封入した状態で担当者が収集します。

 提出されたマイナンバーは「給与計算ソフトの管理システムに登録」「専用の台帳に転記して鍵のかかるキャビネットに保存する」等、所定の安全管理措置の基準を満たした方法で保管されることが一般的なようです。

(イ)マイナンバー収集サービスによる例

 インターネットを介した収集・管理サービスを活用されている例も見受けられます。
本人が直接、マイナンバーを登録をする場合には、身元確認・番号確認書類の画像データを同時にアップロードし、本人確認措置が実施されます。

 事業所の担当者等が入力する場合には、提出時点で本人確認を済ませることで、アップロードは省略して問題ありません。

(本人確認書類の保管は義務とはされていません。)

(ウ)対面による収集

 上記(イ)の事業所担当者による登録のように直接対面での収集も広く行われているようです。
収集後の保管方法は上記(ア)と同様です。

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